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电子档案安全保管和备份制度

2017-10-19 09:22:48

第一条  电子文件和数字档案由公司综合档案室集中统一保存,按照国家档案单位DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、放光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃,相对湿度控制在35%—45%。确保电子文件和数字档案完整、真实、准确、可读。

第二条  公司综合档案室每年对归档档案数据的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

第三条  对保管的电子档案进行迁移操作前,制定严密的迁移工作计划,保证电子档案的完整、准确和有保障的前提下进行迁移,档案人员应填写《电子文件和数字档案迁移登记表》。迁移后,原旧版的载体仍需保存3年。

第四条  定期对保存的电子文件和数字档案进行抽样机读检验,光盘每满4年抽检一次,抽检率不低于40%,并将检验结果填入《电子文件和数字档案管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。

第五条  提供利用有密级要求的电子文件和数字档案,应严格遵守国家有关保密的规定,采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备加装防火墙等安全保密措施。

第六条  电子档案采用多套备份制度,本级随时备份,档案专用服务器每周自动备份一次;数据增减变化时及时进行移动硬盘备份和光盘刻录备份。备份数据一式三套,一套封存,一套利用,一套异地保存。

第七条  超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子档案进行逻辑和物理删除,并列出销毁电子文件的数字档案目录存档备查。

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